La elección de un software empresarial es de suma importancia, ya que la adecuada elección de este facilita muchísimo las tareas diarias dentro de una empresa. Cuando una industria apuesta por un programa o un conjunto de ellos (una suite) no solo está poniendo en sus manos el trabajo, sino que puede llegar a jugarse el prestigio si se hace una elección errónea.

Los servicios de software deben dar una respuesta acertada a las necesidades reales de las empresas, haciéndolas competitivas, reduciendo los tiempos de gestión de tareas y proporcionando el flujo de trabajo necesario para que no haya interrupciones.

Veamos cuáles son las 5 preguntas claves que debemos de formularnos a la hora de evaluar un servicio de software para nuestra empresa.

Análisis funcional, el para qué

A la hora de evaluar un servicio de software debemos de dar respuesta a cada una de las preguntas que se formulan, pero este para qué requiere un análisis serio. Implica saber el uso que le vamos a dar a ese software, si va a valer la pena realizar la inversión y si abarca todas nuestras necesidades.

Para ello es preciso identificar las diferentes áreas implicadas. Pongamos por ejemplo el departamento de ventas. ¿Cubre las necesidades reales? ¿Incluidas las de diferentes subsectores? ¿Es necesario adquirir algún software adicional o con el servicio que se presta tenemos suficiente? La respuesta a estas preguntas nos brinda un panorama preciso para elegir el software que cumpla dichas necesidades.

En muchos casos es recomendable adquirir la asesoría de un experto que pueda involucrarse a fondo para poder evaluar la situación de la empresa y los motivos de búsqueda de un nuevo servicio de software, ya que al identificar el problema real que se busca resolver, será posible evitar tirar dinero a la basura en softwares de paquete que te venden como una solución a todos tus problemas cuando realmente no era eso lo que se necesitaba.

Análisis humano, el quién

El factor humano es tan importante como el propio servicio de software. El personal y los empleados necesitan de una capacitación pertinente. De no hacerse será muy posible que los diferentes departamentos no vayan al mismo ritmo, no exista coordinación y el trabajo en equipo no sea más que una fantasía.

Una empresa que invierte en capacitación continua para sus empleados en lo referido al uso del software termina amortizando el dinero empleado. Lo demás, no son más que parches, soluciones temporales y sobre todo, una disminución de rendimiento.

La selección de un servicio de software no debería depender de manera exclusiva en alguien en concreto, a no ser que tu empresa solo te tenga a ti como empleado. Es tarea de todos y se debe involucrar a todos los sectores y departamentos. En este punto los responsables de la implementación del nuevo servicio de software tienen un papel muy importante, ya que al existir una buena colaboración entre ambas partes se crea mayor sinergia lo que se traduce en un mayor aprovechamiento de la herramienta.

Análisis técnico, el cómo

Una vez que tenemos el servicio de software, llegará el momento de ponerlo en marcha. ¿Podremos realizarlo sin ayuda? ¿Será necesario contratar a alguien externo para ponerlo en marcha? ¿Los responsables de hacer están capacitados? Invertir en servicios de software es hacerlo en funcionalidad y eficiencia, pero llevarlo a cabo puede representar esfuerzo y tiempo que pocos consideran.

Análisis temporal, el cuándo

Es necesario establecer los plazos en los que se desea implementar estos servicios de software. Estos plazos deben ser realistas, ajustados a lo que la empresa necesita y con un timing que pueda cumplirse. La implicación de las diferentes áreas que hagan uso de él es un factor importante. Por ejemplo, si contratamos un servicio de software de Business Intelligence, deberán de establecerse una serie de plazos en todos los departamentos que hagan uso de él, como el departamento de ventas, marketing o logística…

Análisis económico, el cuánto

La inversión de un software para una empresa, aunque sea pequeña, siempre es notable. No solo se trata del costo de ese servicio en sí, ya que también se debe considerar si es necesario comprar más licencias, equipos, capacitación o servicio técnico. Todo esto debe de ponerse en una balanza para tener una idea más clara sobre si la decisión es viable. Existen alternativas gratuitas de muchos programas muy reconocidos, aunque con capacidades limitadas. Para quienes empiezan, puede ser una buena opción al principio.

Retomando, una vez tomada la decisión, es esencial proporcionar los recursos adecuados para su implementación como paso posterior, y capacitar correctamente a todos los involucrados en el uso de la herramienta. Solo de esta manera valdrá la pena la inversión y se verán resultados valiosos.

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