La meta de todo dueño es tener la seguridad de que su empresa está produciendo ganancias, y que a su propio ritmo, justifica la inversión que se ha hecho para hacerla funcionar. Las compañías realizan enormes inversiones a la hora de implementar diferentes sistemas, ya sea un software de Business Intelligence, material informático u formación de personal. Al considerar invertir en una solución de software; uno de los factores más importantes que tienden a considerar las organizaciones es el nivel de rentabilidad que puede ofrecer la herramienta. Pero ¿es posible obtener un retorno de esa inversión en términos generales?

El ROI

La respuesta es sí, a este retorno se conoce como ROI, o Return on Investment. Es un indicador valioso para apoyar la toma de decisiones, tiene como finalidad calcular el valor que ha generado la implementación de algunos sistemas. Dicho de otra manera, muestra de forma clara el rendimiento obtenido al haber realizado una inversión. El ROI se expresa en forma de porcentaje, y el resultado puede ser positivo o negativo.

Generalmente se emplea una fórmula que podríamos simplificar como

ROI = retorno de la inversión – coste de inversión / coste de inversión.

Aunque la fórmula para calcular el ROI sea sencilla, para que los datos sean confiables deberás tener en cuenta todos los ingresos y gastos implicados en el proyecto, y no solo su costo en sí. El costo de la inversión se refiere a todos los costos relacionados para brindar un servicio o crear un producto, incluyendo las instalaciones, materia prima, equipo, mobiliario o maquinaria, salarios de empleados, permisos, costos técnicos,  entre otros.

De manera genérica, se calcula durante el periodo de un año, teniendo entonces el nombre de ROI anual.

Veamos un ejemplo:

Una inversión de 100.000 pesos en un sistema de información destinado a ventas te permitió obtener 125.000 pesos en nuevas ventas. El cálculo del ROI es sencillo, quedando en 125.000-100.000 / 100.000 = 0,25.

Esto quiere decir que por cada peso se generaría 0,25 de beneficio.

Si lo multiplicamos por 100 para tenerlo como porcentaje, sería nada menos que un 25% de ROI. O sea estás ganando un 25% del dinero invertido.

El ROI tiene un objetivo muy claro, y es el de ayudar en la toma de decisiones. Si el retorno de la inversión es positivo significa que el proyecto es muy rentable, ya que se recupera la inversión realizada en el mismo año de implantación. Pero, si un ROI tiene un porcentaje negativo durante un tiempo largo, probablemente se esté realizando mal una acción. En términos económicos, esa decisión no retorna beneficio y es poco productiva. Es más, de mantenerse en el tiempo generará pérdidas importantes. Pero un ROI negativo hace que podamos percibir que algo no funciona y se cambie.

Calcular el ROI, poner datos sobre la mesa

Si pensamos en renovar nuestro software o sistemas de información, debemos de poner muchos asuntos sobre la mesa antes de tomar una decisión. ¿Es necesaria esa inversión? ¿A dónde quieres llegar con esos cambios? ¿Qué quieres mejorar con esta inversión? ¿Qué opciones hay disponibles? Antes de tomar una decisión que pueda hacer que el ROI sea negativo o que no se retorne la inversión realizada, es mejor permanecer en el punto en el que nos encontramos.

Al responder a la pregunta de hacia dónde queremos ir, debemos saber el costo final de todo el proceso. Imaginemos que vamos a sustituir un software por otro para que nuestros empleados trabajen mejor. Puede que la inversión realizada no se limite a la adquisición del software y su puesta en marcha. Quizás los empleados deban realizar alguna capacitación que a lo largo del proceso puede hacer que ya no sea tan rentable. La productividad viene determinada por muchos factores que, pueden escaparse o no ser tomados en cuenta desde el inicio, no se trata de descartar la opción si no de considerar todos los factores que involucra un cambio para poder obtener los resultados esperados y no llevarse sorpresas en el camino.

Así mismo, debemos tener en cuenta las variables de inversión indirecta que afectan al coste del sistema de gestión empresarial y al posible retorno de la inversión. Estos son los factores más difíciles de valorar con exactitud, ya que no corresponden con una cifra económica tangible y específica.

Poner a prueba el ROI, su evaluación

El ROI tiene un carácter eminentemente evaluativo, es decir, medidor. Posee la capacidad de ponernos al tanto sobre cómo funciona un sistema de información o una estrategia. Nos da la información necesaria para saber si debemos de realizar cambios en nuestro modelo productivo, centrarnos en un área en concreto, o aplicar un cambio que evite un ROI negativo.

Existen muchas maneras de determinar si el retorno de inversión en un sistema de información es el deseado, por ejemplo si decides adquirir una herramienta alojada en el servidor tendrás que tomar en cuenta los costos relacionados con el alojamiento de los servidores, a diferencia de una solución en la nube en el que solo tienes que tomar en cuenta los costos de suscripción mensual o anual, o en el caso de un software de código abierto no tendrás costos de suscripción o instalación pero requerirás a alguien con conocimientos sólidos para su correcta integración y desarrollo.

Tómate el tiempo para hacer tu cálculo, según sea el caso y además toma en cuenta que se estima que se necesita al menos un año para que la inversión en software valga la pena.

De esta manera, te será más fácil saber si la inversión que has realizado va por buen camino o no.

Con la situación provocada por pandemia, ahora más que nunca, conviene tener todo el control sobre las inversiones y no lanzarse al vacío sin red y si bien las consecuencias y los costos de invertir en un nuevo software no son insignificantes; es necesario tener en cuenta todos sus beneficios y como podrían incrementar la rentabilidad de tu empresa.

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